In den letzten Jahren hat sich ein Trend im Facility Management eingeschlichen: Immer mehr Anbieter setzen auf spezialisierte Microapps, die einzelne Anwendungsfälle besonders effizient abbilden sollen. Die Argumente klingen zunächst überzeugend: schnell einsatzbereit, schlank, benutzerfreundlich.

Aber dieser Trend führt uns in eine digitale Sackgasse.

Microapps – symptomatische Pflaster statt ganzheitlicher Lösungen

Natürlich wirken Microapps auf den ersten Blick attraktiv. Sie sind oft günstiger in der Anschaffung, schneller in der Installation, benötigen keine IT Infrastruktur (falls Public Cloud) versprechen eine steile Lernkurve und fokussieren sich auf konkrete Probleme: Störungsmanagement, Schlüsselverwaltung, Raumreservierung oder Energieauswertung. Doch genau hier liegt das Problem: Sie lösen Symptome, nicht Ursachen.

Jede Microapp erzeugt ihre eigene Dateninsel. In der Praxis bedeutet das:

• Datenredundanzen: Informationen werden mehrfach gepflegt, was Fehleranfälligkeit und Pflegeaufwand erhöht.
• Medienbrüche: Prozesse müssen zwischen verschiedenen Tools manuell überbrückt werden.
• Fehlender Kontext: Entscheidungen basieren nicht auf einem vollständigen Datenbild, sondern auf fragmentierten Teilausschnitten.
• IT-Overhead: Jedes neue Tool benötigt Schnittstellen, Support und Pflege – ein Albtraum für jede IT-Abteilung.
• Falls Public Cloud: Habe ich die Daten auch im Blackout Fall verfügbar und wenn ja, wie? Jede Gemeinde betreibt kritische Infrastruktur – will man dann wirklich seine Daten in der AWS Cloud haben und sie unter Umständen nicht erreichen?

Kurzum: Die Fragmentierung nimmt zu, während die Effizienz sinkt.

Was Facility Management wirklich braucht: CDE statt App-Zoo

Die Lösung liegt in einem Paradigmenwechsel: Weg von isolierten Anwendungen, hin zu einem Common Data Environment (CDE) – einer gemeinsamen Datenbasis, in der alle relevanten Informationen zentral verwaltet und vernetzt sind.

Ein echtes CDE ermöglicht:

• Datenkonsistenz über alle Prozesse und Lebenszyklusphasen hinweg
• Vollständige digitale Gebäudemodelle, die nicht nur statisch, sondern auch im Betrieb aktuell und nutzbar sind
• Rollenbasierte Interfaces, die den Nutzer:innen genau die Informationen liefern, die sie brauchen – ohne sie mit Funktionen zu überfrachten
• Nahtlose Interoperabilität mit Planungs-, Bau- und Betreiberdaten (Stichwort: BIM2FM)
• Zukunftssicherheit, weil neue Usecases auf bestehenden Daten aufsetzen können – statt bei Null anzufangen
• Eine Georeferenzierte, durchgängige Datenbasis über den Lebenszyklus: Die Systeme und eingesetzten Formate müssen nicht 3 Jahre überdauern sondern 30 – 50 Jahre, einen Generalsanierungszyklus.

Fazit

Microapps mögen kurzfristig punktuelle Probleme lösen. Aber Facility Management braucht keine Pflaster, sondern eine digitale Infrastruktur, die integriert, skaliert und echten Mehrwert stiftet.

CDE ist kein nice-to-have – es ist das Fundament einer zukunftsfähigen FM-Strategie.

Wer heute in fragmentierte Tools investiert, zahlt morgen den Preis für Datenchaos, Medienbrüche und ineffiziente Prozesse.