Die Geschichte

Der „Arbeitskreis CAD“ der Abteilung Hochbau der damaligen Landesbaudirektion bekam den Projektauftrag, ein CAD-System einzuführen. Der Job: Die Einführung von Autodesk – als Basis für ein zentrales Gebäude- und Objektinformationssystem des Amtes der OÖ. Landesregierung. Damit hatte das Amt jede Menge digitale Daten – und diese sollten einen Nutzen stiften. Entsprechend wurde der Arbeitskreis beauftragt, nach Autodesk auch ein CAFM-System einzuführen, die gesamte Datenverwaltung sollte in Zusammenhang mit Raum- und Objektinformationen eingesetzt werden.

Der Start

Vereinheitlichung der Plandaten. Es wurden sukzessive CAD-Prototypen – Musterräume – mit den jeweiligen Fachabteilungen festgelegt bzw. erstellt. Diese Vorlagen wurden in Folge für alle Architekten verpflichtend vorgegeben. Es entstanden so Prototypen, die nicht nur für den Hochbaubereich, sondern auch für Straßen, Brücken, Leitungen, den Brandschutz, den Agrarbereich sowie die Haus- und Elektrotechnik

FM – Information finden Plan Daten

Der nächste Part war die Integration der Informationen des Facility Managements in die digitalen Plandaten. Aufgebaut wurde ein System mit einem offenen Datenbankmodell. Dessen Herzstück: Der Raumnummernschlüssel LOGART – die eindeutige Kennung jeder Liegenschaft, jedes Objekts, jedes Geschosses, jedes Areals, jedes Raumes sowie jedes Teilraumes. Beispielsweise wurden die ersten sechs Zeichen des LOGART für den Aufbau eines zentralen Immobilien-Registers, der Liegenschaftsverwaltung, verwendet. In den folgenden fünf Jahren folgten das Flächenmanagement samt Kostenstellenzuordnung, das Reinigungsmanagement, die Belegungs- und Umzugsplanung, ein zentraler Schlüsselregister sowie ein erstes Energiemanagement.

Der entscheidende Durchbruch gelang, als das über Jahre fortentwickelte Datenbankmodell die Möglichkeit eröffnete, auf die
bestehende Datenstruktur des CAFM-System RKV-View (Raum, Kontrolle, Visualisierung) aufzubauen. Umgestellt wurde auf das neue System im laufenden Parallelbetrieb der beiden Systeme, bei dem RKV-View auf die gleiche Datenbasis zugreifen lernte wie das bereits bestehende System.

Schnelle Übernahme der Plandaten

Das neue CAFM-System schlug nun endgültig die Brücke zwischen dem Grafik- und dem Non-Grafik-Bereich und zeichnet sich darüber hinaus durch eine äußerst simple Benutzeroberfläche aus. Aus den digitalen Plänen werden dabei vordefinierte Polygone ausgelesen – der Raumpolygon, der Fensterpolygon, der Türpolygon, das Liftsymbol, das Arbeitsplatzsymbol usw.
RKV fungiert sodann als Verbindungsprogramm zwischen CAD und dem FM-System. Ein eigens programmiertes Übernahme-Tool liest den Plan aus und überprüft die Daten gleichzeitig auf Vollständigkeit und Kohärenz. „Die Datenstrukturen in den Zeichnungsdateien werden also einem Sicherheits-Check unterzogen. Zugleich werden DWG- in DWF-Formate konvertiert und in eine SQL-Datenbank übergeführt. Zur grafischen Darstellung im CAFM-System dient ein um wesentliche Teile (thematische Einfärbungen, Beschriftung, endbenutzertaugliche Layerschaltung, maßstäblicher Ausdruck mit Schriftköpfen…) erweiterter DWF-Viewer. „Entscheidend ist die überaus schnelle Übernahme der Pläne in das System. Die Pläne eines ganzen Gebäudes sind mit RKV-View nach rund 15 min Rechenleistung in das CAFM-System eingespielt.

850 User im System

Seit der Umstellung auf RKV-View wurde das CAFM-System kontinuierlich um eine Vielzahl an Modulen erweitert, allen voran um eine Plattform für den modulübergreifenden Workflow (das Prozessmanagement). Heute greifen mehr als 850 Nutzer auf das System zu – neben dem Amt der OÖ. Landesregierung auch Bezirkshauptmannschaften, Straßenbahnmeistereien, Berufsschulen oder Pflegeheime etc. Diese „Außenstellen“ nutzen nicht nur den Datenbestand, sondern warten ihn Großteils auch. Die Aktualisierung der Pläne erfolgt entweder nach einer Neuvermessung des Amtes selbst oder – nach Um- oder Neubauten – entsprechend der vom Architekten verpflichtend adaptierten Pläne.

Der Nutzen

Es können heute Planunterlagen für jeden Berechtigten einfach und schnell verfügbar gemachen werden. Dadurch wird eine vielfache Nutzung – und teilweise auch erstmalig die Visualisierung – der Dateninhalte inklusive der Kombination von bisher losgelösten Datenbeständen möglich. Zudem entfällt eine mehrfach Datenerfassung bzw. eine separate Aktualisierung einer Vielzahl an Daten. Man verfügt heute nicht nur über ein ständig aktuelles Gebäude- und Liegenschaftsverzeichnis, sondern über ein durchgängiges Informationsmanagement – von der Planung über die Errichtung bis zum Abriss von Gebäuden und Anlagen. Einsparungen werden durch zielgerechte Planungen – etwa beim Belegungsmanagement –, durch die Überwachung der Energiekosten sowie zahlreiche automatisierte Vorgänge, beispielsweise den Druck von Türschildern oder den Versand von Erinnerungen, erzielt.

Fakten – Auftragsgegenstand

− Lieferung der Softwareapplikationen CAFM
− Unterstützung bei der Planung der gesamten Umsetzung und des Rollouts
− Laufender Parallelbetrieb zu einem Fremdsystem
− Anbindung an AutoCAD
− Mitentwicklung der CAFM-Datenstrukturen im CAD Bereich
− Automatisierte Kontrolle der CAFM- Datenstrukturen im CAD und Anpassung der entsprechenden Software dafür
− Integration der bestehenden CAD-Bestandspläne
− Ablöse des bis zu diesem Zeitpunkt bestehenden CAFMSystems und vollständige Übernahme der Daten in das neue System
− Anpassung der Module
− Umsetzung der internen CI-Richtlinien
− Anbindung an SAP, IPA, IET, Doris, GLT, künftig WIS und Elvis
− Datenaufnahmen, Datenergänzungen und Datenintegration
− Durchführung der Schulungen zum System und Train the Trainer für Multiplikatoren
− Bereitstellung von laufender Betreuung
− Integration von Updates
− Entwicklung von speziell angepassten Modulen

Aktuell genutzte Module

Liegenschaftsmanagement; Objektmanagement; Flächenmanagement; Brandschutzbuch; Reinigungsmanagement; Abfallmanagement; Auftragsverwaltung; Belegungsplanung; Umzugsmanagement; Energiemanagement; Energiedateneingabe; Energieausweis Datenermittlung; Firmenverwaltung; Kostenstellenmanagement; Parkplatzmanagement; Schüsselmanagement; Inventarisierung (Kopplung an das Programm für die Verwaltung); Inventarisierung der EDV-Geräte (Kopplung an das Programm für die EDV-Verwaltung); Türschilderstellung; Umweltmanagement / Rechtsregister; Alarmierungsmanagement; Telefondatenverwaltung; Prozessmanagement (eingreifend in alle Module); Instandhaltungsmanagement; Prozessorientierte Dokumentenverwaltung; Projektmanagement; Bauliche und sicherheitstechnische Gebäudeprüfung (Begehung); Präventivdienstliche Begehung

Fast Facts

Anzahl der Liegenschaften: 650
Summe der Geschoßflächen: 850.000 m²
Summe aller Flächenelemente: 6.258.591,25 m²
Benutzer im CAFM: 850